Choć Katalog elementów opracowano specjalnie do zarządzania elementami BIM, w kolekcjach Katalogu elementów można przechowywać pliki praktycznie każdego typu.

Dlaczego warto przechowywać elementy inne niż BIM/CAD w Katalogu elementów?

Katalog elementów ułatwia wyszukiwanie i używanie zawartości BIM, ale zawiera też kilka funkcji przydatnych podczas przechowywania innych plików w kolekcjach Katalogu elementów. Poniżej przedstawiono trzy najważniejsze powody, dla których warto przenieść niektóre dokumenty z folderów systemu Windows do Katalogu elementów.

Jedną z najpopularniejszych funkcji Katalogu elementów jest oznaczanie. Oznaczenia umożliwiają stosowanie metadanych do dowolnej zawartości w kolekcjach. Do dokumentów programu Word, plików PDF i plików programu Excel można przypisać dowolną liczbę oznaczeń, co pomaga zespołowi w ich znajdowaniu na różne sposoby. Na przykład plan realizacji BIM przechowywany jako dokument programu Word może zawierać oznaczenia takie jak „standardy BIM”, „procesy”, „dokumentacja” czy „rozpoczęcie projektu”. Używając wielu oznaczeń, można ułatwić członkom zespołu znajdowanie zawartości.

W porównaniu z tym rozwiązaniem przechowywanie plików w folderze na dysku sieciowym oznacza, że plik można znaleźć tylko w jeden sposób.

W Katalogu elementów można niezależnie określać uprawnienia do poszczególnych kolekcji. Szczegółowe uprawnienia umożliwiają ustawianie określonych elementów jako niedostępnych, tylko do odczytu, możliwych do pobrania lub możliwych do edytowania przez odpowiednie osoby.

Zarządzanie tymi typami uprawnień na poziomie kolekcji znacznie ułatwia kontrolę dostępu do odczytu i zapisu w porównaniu do używania uprawnień do folderów na dysku sieciowym.

Na naszej platformie cała zawartość jest automatycznie objęta kontrolą wersji. Każda zmiana dokumentu i każde ponowne przekazanie go do kolekcji powoduje, że Katalog elementów automatycznie tworzy nową wersję oraz zapisuje informacje o tym, kto i kiedy wprowadził zmiany. Można również dodać uwagę, aby powiadomić pozostałych członków zespołu, co zostało zmienione w nowej wersji.

Wiele dokumentów urzędowych, takich jak podręczniki standardów i wytyczne, jest objętych kontrolą wersji (np. w wersji 2.0.1), dlatego używanie Katalogu elementów do automatycznego śledzenia tych wersji i zapewniania możliwości przywrócenia wcześniejszych wersji stanowi naturalny proces.

Omówione trzy funkcje stanowią tylko niektóre zalety przechowywania zawartości innej niż BIM/CAD w Katalogu elementów. Niektóre inne przydatne funkcje, o których warto wspomnieć w kontekście przechowywania dokumentów na naszej platformie, to oceny gwiazdkami, ulubione i zapisane wyszukiwania. Wszystkie te funkcje opracowano z myślą o ułatwianiu znajdowania zawartości.