Kolekcje umożliwiają porządkowanie zawartości w Katalogu elementów. Każdy użytkownik z prawami do określonej kolekcji może przeglądać i wyszukiwać jej zawartość, jak również umieszczać dowolną z tej zawartości w swoich projektach programu Revit.

Administratorzy kolekcji mogą zatwierdzać lub odrzucać zawartość przekazaną do tej kolekcji, a także obsługiwać żądania zawartości przesłane do tej kolekcji.

W Katalogu elementów można utworzyć nieograniczoną liczbę kolekcji, ale klienci osiągający największe sukcesy dbają o prostotę — mniej to prawie zawsze więcej. Utrzymanie optymalnej strategii dotyczącej kolekcji nie tylko ułatwia użytkownikom naukę obsługi Katalogu elementów i korzystanie z niego, ale również znacznie upraszcza pracę kierownika systemu BIM, ponieważ skraca czas szkolenia nowych użytkowników.

Chcąc dodać warstwę organizacji do zawartości, zachowując zoptymalizowaną strukturę kolekcji, można użyć oznaczeń. Zawartość można na przykład oznaczać według nazw projektów lub numerów specyfikacji. Taka metoda pozwala ograniczyć liczbę tworzonych kolekcji. Funkcja oznaczania udostępnia też zapisane wyszukiwania, które umożliwiają stosowanie bardziej szczegółowych kolekcji zawartości.

W przypadku wprowadzaniu osób do kolekcji sugerujemy stosować następujące strategie:

Pierwsza strategia zakładania kolekcji jest zależna od sposobu zarządzania zawartością. Należy między innymi rozpatrzyć, czy zawartość ma być rozdzielana wg klientów czy projektów, a także czy różnymi podzbiorami zawartości będą zarządzać inni kierownicy. Używany obecnie plan zarządzania zawartością zawiera pierwszą wskazówkę dotyczącą sposobu organizowania kolekcji.

Drugą strategią, którą należy rozważyć, jest organizowanie kolekcji według dziedziny (Architektura, Mechanika itp.). Znacznie ułatwia to wyszukiwanie, ponieważ zapobiega nakładaniu się zawartości.

Jeśli na przykład ktoś wyszuka słowo „panel”, pożądanym wynikiem w przypadku architekta może być okładzina zewnętrzna, jednak inżynier elektryk prawdopodobnie szuka panelu elektrycznego. Gdyby były one rozdzielone między kolekcje specyficzne dla dziedzin, Katalog elementów mógłby łatwo odfiltrować zawartość z innych dziedzin, uniemożliwiając użytkownikom przypadkowe przeglądanie zawartości skierowanej do innych osób.

Kolekcje w piaskownicy umożliwiają przechowywanie w Katalogu elementów elementów, które nie zostały zweryfikowane. Wszyscy użytkownicy mogą korzystać z takiej kolekcji z uprawnieniami administratora, co umożliwia akceptowanie wkładu dowolnych osób. Może też istnieć pojedynczy administrator kolekcji, który zatwierdza zawartość o mniej rygorystycznych standardach. Elementy tej kolekcji mogą być wstawiane, oceniane i oznaczane przez wszystkich innych użytkowników. Taka metoda oparta na pracy wielu osób pozwala zespołowi sprawnie testować akceptację zawartości przed jej przeniesieniem do innych kolekcji, które wymagają bardziej zaawansowanego weryfikowania i dopracowywania.

Podejmując decyzję o organizacji kolekcji, należy koniecznie rozważyć, jakie unikatowe cele mają zostać osiągnięte przez przekazanie zawartości do Katalogu elementów. W przypadku niektórych klientów uprawnienia dotyczące zabezpieczeń i dostęp na poziomie projektu mają kluczowe znaczenie. Dla innych najważniejszym celem jest umożliwienie szybkiego wyszukiwania.

Każdy z tych celów najlepiej spełnia inna struktura organizacyjna kolekcji. Zachęcamy do ścisłej współpracy ze specjalistą ds. BIM Katalogu elementów, który pomoże dobrać właściwe podejście dla Twojej firmy.

Oto kilka przykładów udanych konfiguracji kolekcji:

Firma działa na całym świecie, a zawartością w różnych regionach zarządzają oddzielni administratorzy. Istnieje ogólna kolekcja firmowa, ale jej zawartość jest również podzielona wg regionów:

Ta mała lub duża firma pracuje nad projektami korzystającymi z jednostek metrycznych i brytyjskich. Istnieje pojedynczy kierownik ds. zawartości lub zespół użytkowników zaawansowanych. Wielu użytkowników w firmie tworzy zawartość:

Ta mała lub duża firma zajmuje się wieloma dziedzinami i zarządza własną zawartością. Kultura obowiązująca w firmie nakazuje ulepszanie zawartości każdego projektu i posiadanie miejsca na jej przechowywanie:

Ta mała firma nie ma kierownika zajmującego się rozwiązaniem BIM. Istnieje wielu użytkowników zaawansowanych:

Niezależnie od specyficznych wymagań firmy warto zapoznać się z poniższymi dodatkowymi zaleceniami. Każda firma powinna brać je pod uwagę podczas opracowywania strategii dotyczącej kolekcji, aby jak najlepiej dopasować ją do potrzeb zespołu:

Po rozważeniu wszystkich tych czynników i określeniu ram struktury kolekcji wszystko powinno znaleźć się w odpowiednim miejscu i działać wydajniej. Warto okresowo sprawdzać strukturę kolekcji, aby dbać o jej maksymalną wydajność w procesie roboczym firmy.