Sebbene Catalogo dei contenuti sia stato sviluppato appositamente per la gestione degli elementi BIM, è possibile memorizzare praticamente qualsiasi tipo di file nelle raccolte di Catalogo dei contenuti.

Perché si dovrebbe memorizzare contenuto non BIM/CAD in Catalogo dei contenuti?

Catalogo dei contenuti è noto per la facilità di ricerca e utilizzo di contenuto BIM; tuttavia, sono disponibili diverse funzionalità che rendono interessante la memorizzazione degli altri file nelle raccolte di Catalogo dei contenuti. Di seguito sono riportati i tre motivi principali per cui si dovrebbero spostare alcuni documenti dalla struttura di cartelle di file di Windows a Catalogo dei contenuti.

Una delle funzionalità più comuni di Catalogo dei contenuti è la funzionalità di assegnazione di etichette. Le etichette consentono di applicare i metadati a qualsiasi contenuto delle raccolte. Ciò significa che ai file Word, PDF ed Excel si può assegnare un numero qualsiasi di etichette, consentendo al team di trovarle in un numero infinito di modi. Ad esempio, un piano di esecuzione BIM memorizzato come documento Word potrebbe contenere etichette quali "Standard BIM", "Processi", "Documentazione", "Inizio progetto" e così via. Utilizzando più etichette in questo modo, è più facile per il team trovare il contenuto.

Al contrario, memorizzare i file in una cartella dell'unità di rete significa che il file può essere trovato in un solo modo.

In Catalogo dei contenuti è possibile controllare le autorizzazioni per ogni raccolta. Le autorizzazioni dettagliate consentono di rendere alcuni elementi non accessibili, di sola lettura, scaricabili o modificabili dalle persone appropriate.

La gestione di questi tipi di autorizzazioni a livello di raccolta può semplificare notevolmente il controllo dell'accesso in lettura e scrittura rispetto all'utilizzo delle autorizzazioni relative alle cartelle nell'unità di rete.

Sulla piattaforma, tutto il contenuto viene automaticamente controllato in fase di revisione. Ogni volta che un documento viene rivisto e ricaricato nella raccolta, in Catalogo dei contenuti si creerà automaticamente una nuova versione e si terrà traccia di chi ha apportato la modifica e quando. È inoltre possibile aggiungere una nota in modo che il resto del team sappia quali modifiche sono state apportate alla nuova versione.

Molti documenti ufficiali, come i manuali e le linee guida sugli standard, dispongono di un controllo delle versioni (ad esempio v2.0.1), pertanto l'utilizzo di Catalogo dei contenuti per tenere traccia automaticamente di queste versioni, completo della possibilità di ripristinare una versione precedente, è un workflow naturale.

Queste tre funzionalità che sono state descritte sono solo alcuni dei vantaggi della memorizzazione del contenuto non BIM/CAD in Catalogo dei contenuti. Altre funzionalità degne di nota che possono essere utili per la memorizzazione di documenti nella piattaforma sono valutazioni a stelle, preferiti e ricerche salvate. Tutte queste funzionalità sono state progettate per semplificare la ricerca di contenuto.