Las colecciones permiten organizar el contenido en el catálogo de contenido. Cualquier usuario con derechos sobre una colección específica podrá examinar el contenido de esa colección y realizar búsquedas en ella, así como incluir cualquiera de los contenidos en los proyectos de Revit.

Los administradores de colecciones pueden aprobar o rechazar los contenidos cargados en esa colección y atender las solicitudes de contenidos que se envíen a ella.

Puede crear un número ilimitado de colecciones en el catálogo de contenido, pero nos hemos dado cuenta de que los clientes que más éxito tienen buscan la sencillez; menos es casi siempre más. El mantenimiento de una estrategia simplificada de colecciones no solo facilitará a sus usuarios el aprendizaje y el uso del catálogo de contenido, sino que también simplificará mucho su labor como administrador de BIM, ya que acortará el tiempo de formación de los nuevos usuarios.

Si desea un nivel de organización adicional para el contenido, pero sigue deseando mantener esa estructura ágil de la colección, puede utilizar etiquetas. Por ejemplo, puede etiquetar el contenido por nombre de proyecto o número de especificación. Esto impide que el número de colecciones se salga de control. Con el etiquetado, también se incluyen las búsquedas guardadas para obtener colecciones de contenido más detalladas.

Cuando presentamos las colecciones a los usuarios, les sugerimos las siguientes estrategias:

La primera estrategia para establecer colecciones consiste en considerar cómo se administra el contenido. Algunos aspectos que se deben tener en cuenta son si se separa el contenido específico del cliente o del proyecto, o si se dispone de distintos administradores para diferentes subconjuntos de contenido. Su plan actual de gestión de contenidos le da la primera pista sobre cómo organizar las colecciones.

Una segunda estrategia que se debe tener en cuenta es organizar las colecciones por disciplina (por ejemplo, arquitectura, mecánica, etc.). Esto facilita la búsqueda porque evita la superposición de contenido.

Por ejemplo, si alguien busca "panel", el resultado deseado para un arquitecto puede ser un revestimiento exterior, mientras que es probable que un ingeniero eléctrico esté buscando un panel eléctrico. Si se organiza el contenido en colecciones específicas de cada disciplina, el catálogo de contenido puede filtrar más fácilmente este e impedir que los usuarios tengan que desplazarse por infinidad de contenido de otros usuarios.

Las colecciones abiertas permiten almacenar contenido no verificado en el catálogo de contenido. En estas, todos los usuarios pueden tener acceso de administrador, lo que permite aceptar aportaciones de cualquier persona. También se podría tener un único administrador de la colección que apruebe los contenidos con normas menos estrictas. Todos los demás usuarios pueden insertar, valorar y etiquetar estas aportaciones. Este método de colaboración masiva ayuda al equipo a comprobar eficazmente la aceptación de los contenidos antes de pasarlos a otras recopilaciones mejor evaluadas o depuradas.

A la hora de decidir cómo organizar las colecciones, es fundamental tener en cuenta los objetivos empresariales exclusivos que se pretenden alcanzar mediante la carga de contenido en el catálogo de contenido. Para algunos clientes, los permisos de seguridad y el acceso de nivel de proyecto son fundamentales. Para otros, el objetivo principal es agilizar las búsquedas.

Cada uno de esos objetivos se logra de forma más eficaz con una estructura organizativa de colecciones diferente, por lo que le animamos a que colabore estrechamente con un especialista en BIM del catálogo de contenido para evaluar el tema que mejor se adapte a su empresa.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de configuraciones de colecciones eficaces:

Se trata de una empresa internacional con diferentes administradores para distintas regiones de contenido. Hay una colección general de la empresa, pero el contenido también se divide en función de la región:

Se trata de una empresa de tamaño pequeño a grande que trabaja tanto con proyectos en unidades imperiales como métricas. Hay un administrador de contenido único o un equipo de usuarios avanzados. Varios usuarios de la empresa se encargan de crear el contenido siguiente:

Se trata de una empresa de tamaño pequeño a grande con varias disciplinas para gestionar sus propios contenidos y una cultura empresarial de mejora de los contenidos en cada proyecto con una ubicación en la que recopilarlos:

Se trata de una pequeña empresa sin administrador de BIM, pero con varios usuarios avanzados:

Independientemente de los requisitos específicos de la empresa, a continuación le ofrecemos una lista de recomendaciones adicionales que toda organización debe tener en cuenta a la hora de diseñar la estrategia de colecciones que mejor funcione para el equipo:

Una vez que tenga en cuenta todos estos factores y establezca el marco de la estructura de las colecciones, todo debería encajar y funcionar con mayor eficacia. Es posible que desee revisar de vez en cuando la estructura de colecciones para asegurarse de que sigue siendo la más adecuada para el flujo de trabajo de su empresa.