Ačkoli je katalog obsahu vytvořen speciálně pro správu prvků BIM, můžete do svých kolekcí katalogu obsahu ukládat prakticky libovolný typ souboru.

Proč do katalogu obsahu ukládat obsah, který není určen pro BIM nebo CAD?

Katalog obsahu je známý tím, že usnadňuje hledání a používání obsahu BIM. Obsahuje však několik funkcí, které by vás mohly přesvědčit, abyste v kolekcích katalogu obsahu ukládali také jiné soubory. Zde jsou tři hlavní důvody, proč byste měli některé dokumenty přesunout ze struktury složek systému Windows do katalogu obsahu.

Jednou z nejoblíbenějších funkcí v katalogu obsahu je funkce přidávání popisků. Popisky umožňují použít metadata na libovolný obsah v kolekcích. To znamená, že k dokumentům ve formátech Word, PDF a Excel lze přiřadit libovolný počet popisků, takže je váš tým může vyhledávat nekonečným počtem způsobů. Například plán realizace BIM uložený jako dokument aplikace Word může mít popisky jako „Standardy BIM“, „Procesy“, “Dokumentace“, „Zahájení projektu“ atd. Tím, že takto použijete více popisků, usnadníte svému týmu vyhledávání obsahu.

Naproti tomu uložení souborů do složky na síťovém disku znamená, že soubor lze najít pouze jedním způsobem.

V katalogu obsahu máte možnost spravovat oprávnění pro jednotlivé kolekce. Podrobná oprávnění umožňují povolit, aby některé položky nebyly přístupné, byly pouze ke čtení nebo aby je mohli stáhnout či upravit jen příslušní uživatelé.

Správa těchto typů oprávnění na úrovni kolekce může usnadnit řízení přístupu ke čtení a zápisu mnohem více než správa oprávnění složek na síťové jednotce.

Na naší platformě je u veškerého obsahu automaticky prováděna správa revizí. Kdykoli je dokument revidován a znovu odeslán do kolekce, katalog obsahu automaticky vytvoří novou verzi a sleduje, kdo a kdy změnu provedl. Můžete také přidat poznámku, aby ostatní členové týmu věděli, co se v nové verzi změnilo.

Mnoho oficiálních dokumentů, jako jsou příručky norem a směrnice, využívá správu verzí (např. v. 2.0.1). Přirozeně se tak nabízí, aby katalog obsahu automaticky sledoval tyto verze za vás, včetně možnosti vrácení zpět k předchozí verzi.

Tyto tři funkce, které jsme zmínili výše, jsou pouze některé z výhod ukládání obsahu, který není určen pro BIM nebo CAD, do katalogu obsahu. Mezi další zajímavé funkce, které lze využít při ukládání dokumentů v naší platformě, patří hodnocení hvězdičkami, oblíbené položky a uložená hledání. Všechny tyto funkce jsou navrženy tak, aby usnadnily vyhledávání obsahu.